Å behandle personopplysninger krever at du har et samtykke ihht GDPR. Som arrangør kan det være overveldende å ha ansvar for personvernopplysninger og vite om du til enhver tid overholder personvernloven. Da kan en investering i et system med innebygd personvern hjelpe deg å holde oversikt og senke skuldrene.
Få kontroll på samtykker
Be alltid om aktivt samtykke for hvert formål
Når du skal ha et samtykke, må du opplyse om hva du vil bruke opplysningene til. Samtykke må alltid hentes inn på forhånd og det må gis aktivt, slik at personen har et valg. Ofte er det en avkrysningsboks i et skjema. Det er viktig at du ber om samtykke for hvert formål. Retten til å lagre opplysninger i et medlemsregister gir deg ikke rett til å sende nyhetsbrev. Dette må du be om spesifikt samtykke for.
Sørg for å ha loven på din side
For å forsikre deg om at du har lov til å be om informasjonen du ønsker, bør du sette deg inn i de grunnleggende prinsippene for personvern. Da vil du få en rask innføring i hva personopplysningsloven går ut på og hvordan lovverket bør praktiseres. Som en hovedregel bør du aldri spørre om flere opplysninger enn du faktisk trenger. Dersom du er usikker på om du ber om sensitive opplysninger, bør du lese om hvilke opplysninger som regnes som sensitive ihht personopplysningsloven. Dersom du må vite passnummer eller nasjonalitet for en reise, eller allergier for å servere riktig mat, er det ingen hinder for det. De fleste tilfeller krever bare navn, e-post, telefonnummer og adresse slik at du kan kommunisere med vedkommende og sende faktura.
Bruk et system med samtykkeskjema
Mange benytter CRM-system eller et regneark i Excel for å få oversikt over samtykker. Hvis du behandler personopplysninger i forbindelse med arrangement kan et påmeldingssystem forenkle arbeidet. I noen systemer kan du legge inn mange samtykkeerklæringer, mens andre også har automatisk sletting av deltagere og innebygd funksjonalitet for sensitive personopplysninger.
Den viktigste grunnen til å ha et påmeldingssystem er at du har tilgang på oppdatert informasjon. Ved å legge til samtykke i alle påmeldingsskjema vil du få full oversikt over samtykker for hver enkelt deltager på alle arrangementene dine.