Sommeren er høysesong for leirer og andre sommeraktiviteter. Et eventbyrå som har knekt koden til en vellykket sommerleir, er Festus Event. Hvert år siden 2007 har de gjennomført SurfCamp ved Hvalstrand bad i Asker. Med innholdsrike aktiviteter og inntil 900 deltagere er det en av Østlandets største sommerleirer! Vi tok en prat med Hanna Eikli og Jan Johansen, for å lære hvilke suksesskriterier de har erfart.
SurfCamp har vært en stor suksess for Festus
Et populært tilbud som oser av kvalitet
Festus er opptatt av kvalitet gjennom trygghet og inkludering. På SurfCamp tilbyr de et bredt utvalg av aktiviteter som passer for barn mellom 7 og 15 år, også de med funksjonsnedsettelse. Aktivitetsuken starter med et førstehjelp- og livredningskurs for lederne gitt av et profesjonelt førstehjelpsteam som er til stede hele uken. Under oppholdet på SurfCamp får alle barna opplæring i førstehjelp og sjøvett.
Hver dag på sommerleiren blir deltagerne samlet i trappa for en prat om inkludering. I trappepraten oppmuntres barna til å gjøre gode gjerninger for hverandre, for å skape en inkluderende opplevelse for alle.
Enklere planlegging av personell
Med inntil 450 deltagere i uken, er det viktig å holde kontroll over allergier, vansker og andre opplysninger. Håndteringen av denne informasjonen skal følge GDPR, noe som er betydelig enklere gjennom påmeldingssystemet, forklarer Jan.
I LetsReg er det enkelt å legge inn flere samtykker, og holde orden på hvem som har samtykket til hva. For å tilrettelegge leiren kreves det nøye planlegging og oppdaterte detagerlister. LetsReg har jobbet med å tilrettelegge funksjoner for å effektivisere administrasjonen for SurfCamp siden 2008. Det har gitt gode resultater.
– Den gode oversikten har hjulpet oss til å rekruttere og organisere riktig personell i god tid. Med oppdaterte deltagerlister er det mye enklere å planlegge og fordele ressurser, sier Jan.
Fleksibel påmelding med betaling
Som en opplevelsesarrangør, er man avhengig av én eller flere leverandører. Det er essensielt å ha oversikt over antall deltagere i god tid for å beregne kostnader. Det hjelper arrangøren å kjøpe inn riktig mengde mat og annet nødvendig utstyr.
– Betalingsløsningen til LetsReg gjør at vi kan samle inn penger fra forhåndspåmeldingene, uten at det krever masse administrasjonsarbeid. På den måten klarer vi å ivareta god likviditet og planlegge for utgifter, sier Jan.
Betalingsløsningen er veldig enkel, fordi LetsReg er et betalingsforetak. All håndtering av eventuell delbetaling og refusjon gjøres i løsningen.
– Et enkelt påmeldingssystem med trygge betalingsalternativ har vært viktig for vår suksess, sier Jan fornøyd.
De har valgt å tilby betaling med kort og Vipps til deltagerne. Når deltagerne har meldt seg på, kommer pengene inn på Festus sin klientkonto hos LetsReg. Inntektene utbetales til arrangøren hver uke, slik at det er enkelt å holde oversikt. For Festus har tryggheten rundt betalingsløsning vært avgjørende.
Mindre administrasjon, mer moro
Hvert år bygger SurfCamp opp deltagerlister som brukes før, under og etter arrangementet. På den måten blir det enkelt å ivareta god kommunikasjon med påmeldte underveis i prosessen. Du kan sende e-post med utdypende informasjon, og SMS for å minne om viktig informasjon. Etterarbeidet blir mer effektivt når Festus kan begynne å planlegge neste års SurfCamp. Ved å kopiere arrangementet kan de starte påmelding til neste sommerleir kort tid etter endt arrangement. Det gjør det enkelt for deltagere å melde seg på arrangementet, og veien til suksess blir litt kortere.
Får nye deltagere med strategisk markedsføring
En viktig del av markedsføringen for SurfCamp er å tilby early bird billetter med rabatterte priser. Det tiltrekker nye deltagere hvert år og er et godt insentiv for fornøyde deltagere. På den måten spres budskapet om den flotte sommercampen raskt og effektivt.
Festus sender også invitasjon til tidligere deltagere gjennom LetsReg. Dette er en enkel strategi som bevarer et godt kundeforhold, og som i tillegg gir svært gode resultater.